Wat kost het om met je team naar de jaarlijkse formuledag te gaan?

Lees de uitnodiging als een lijst met onderdelen

Is aanwezigheid verplicht voor de ondernemer, voor één vertegenwoordiger of voor het volledige verkoopteam? Geldt de uitnodiging voor alle programmaonderdelen en zijn vervoer, maaltijd en overnachting inbegrepen? Vraag of de bijeenkomst binnen openingstijd eindigt of dat een vroege terugreis betekent dat je verplichte instructie mist. Informeer bij wisselende locaties of de vestiging elk jaar dezelfde reiskosten kan verwachten.

Een voorbeeld maakt het concreet. Twee deelnemers reizen elk voor €32 retour en gebruiken gezamenlijk een taxi van €26 naar de locatie. Dat geeft €90 aan vervoer. De lunch zit in het programma, een eventuele overnachting staat nog open. Schrijf de onbekende post herkenbaar op in plaats van haar als nul in de begroting te laten staan.

Wat gebeurt er op datzelfde moment in je vestiging?

Eén van de twee deelnemers is normaal de sleutelhouder, de ander ontvangt een vaste levering. Zoek uit wie die bevoegdheden en taken tijdens hun afwezigheid overneemt. In een oefening is voor zes uur extra vervanging €26 per uur begroot. Samen met het vervoer komt dat op €246 directe extra uitgaven. Bij een andere bezetting kan een al ingeplande collega de ontvangst overnemen zonder zes extra betaalde uren.

Kies je voor gedeeltelijke sluiting, zet de misgelopen verwachte bijdrage apart. Vermenigvuldig nooit zonder meer alle normale dagverkopen met honderd procent. Sommige afspraken kunnen worden verplaatst en bij weggevallen verkoop vervallen mogelijk ook directe kosten. Kijk welke klanten daadwerkelijk een andere aanbieder zoeken en welke alleen een ander tijdstip nodig hebben.

Maak ook de opbrengst concreet

Vraag de deelnemers vooraf welk onderdeel voor deze vestiging het belangrijkst is. Een demonstratie van een nieuwe bestelwijze kan interessant zijn als de collega die bestellingen verwerkt aanwezig is en daarna de andere ploeg kan inwerken. Leg vast hoeveel tijd voor die overdracht wordt ingepland. Anders blijft waardevolle uitleg bij de twee bezoekers hangen.

Zet aan het einde de directe uitgaven, de operationele gevolgen en de overeengekomen deelnameplicht naast elkaar. Is een digitaal onderdeel of regionale bijeenkomst mogelijk, vergelijk die dan op dezelfde leerdoelen. Wanneer je weet wie welke taak leert én welke taken intussen doorlopen, krijgt de kalenderpost een bruikbaar bedrag in je openingsjaar.

Vragen voor het vervolg

• Voor wie is deelname daadwerkelijk verplicht?
• Welke vervanger mag de levering en sleutel overnemen?
• Welk onderdeel moet na afloop in de andere ploeg terechtkomen?

Bronnen

• Franchisecontract opstellen · Ondernemersplein
• Hoe bereken je een goede verkoopprijs voor je product? · KVK
• Kan ik mijn eerste werknemer betalen? · KVK